När samma typ av tillbud återkommer bör du som skyddsombud fråga vad arbetsgivaren har undersökt och om tidigare åtgärder fungerar. Samla konkreta observationer och för frågan vidare genom arbetsplatsens rutiner. Fler rapporter är värdefullt underlag, men de ersätter inte en undersökning av orsaker och risker.
Skilj upprepning från ett enskilt ärende
Två händelser kan likna varandra utan att ha samma orsak. Börja därför med att beskriva vad som faktiskt återkommer: arbetsmomentet, platsen, tidpunkten eller ett visst förhållande. Undvik att tidigt bestämma att problemet beror på slarv hos en enskild person.
Ett tillbud är en händelse som kunde ha lett till ohälsa eller olycksfall. Alla tillbud har inte samma allvarlighetsgrad. Om arbetet innebär omedelbar och allvarlig fara behöver frågan hanteras direkt enligt tillämpliga rutiner och regler. En senare uppföljning i ett möte ersätter inte den brådskande hanteringen.
Be om det tidigare underlaget
Ta reda på vilken riskbedömning och vilka åtgärder som finns sedan tidigare. Har åtgärden genomförts? Har någon kontrollerat effekten? Har arbetet ändrats efter beslutet? En kryssruta som visar att ett ärende är stängt säger inte ensam hur arbetsmiljön fungerar nu.
AFS 2023:1 kräver att arbetsgivaren utreder orsakerna när någon drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet eller när ett allvarligt tillbud inträffar. Föreskriften kräver också undersökning, riskbedömning, åtgärder och kontroll. Även mindre händelser kan därför ge viktig information till det förebyggande arbetet, utan att de automatiskt får beteckningen allvarligt tillbud.
Fyra frågor som för samtalet vidare
- Vad vet vi om de faktiska förhållandena när händelsen inträffar?
- Vilka möjliga orsaker har undersökts, och vad behöver undersökas mer?
- Vilken tidigare åtgärd skulle minska risken, och fungerar den i praktiken?
- Vem hanterar nästa steg och när får berörda medarbetare återkoppling?
Försök få svar som går att följa upp. Att alla ska vara försiktigare är ofta för otydligt för att visa om en konkret risk har hanterats. Fråga hur arbetsgivaren avser att förändra förutsättningarna för arbetet och kontrollera utfallet.
Exempel: en återkommande situation i samma arbetsmoment
Exempel: Medarbetare rapporterar upprepade gånger att de nästan kolliderar när två arbetsflöden möts. En tidigare informationsträff har hållits, men händelserna fortsätter. Som skyddsombud samlar du uppgifter om när situationen uppstår och frågar om flöden, utrymme och arbetets organisering har undersökts.
Exemplet är påhittat för att visa arbetssättet. Det pekar inte ut en viss åtgärd som alltid är rätt. Arbetsgivaren behöver bedöma situationen på den faktiska arbetsplatsen. En ny informationsinsats kan vara en del av arbetet, men ska inte väljas automatiskt om problemet finns i arbetsförhållandena.
Följ upp utan att ta över arbetsgivarens ansvar
Skyddsombudet företräder arbetstagarna i arbetsmiljöfrågor. Du kan bidra med observationer och medverka i planeringen, men arbetsgivaren ansvarar för att undersöka riskerna och genomföra åtgärder. Håll den skillnaden tydlig i mötesanteckningar och i information till kollegor.
Be att få veta hur berörda arbetstagare ska kunna bidra med sina erfarenheter. Dokumentera sakfrågor i arbetsplatsens godkända system och hantera personuppgifter varsamt. En sammanställning av återkommande problem behöver inte innehålla känsliga detaljer om enskildas hälsa för att vara användbar.
När ni behöver träna på gemensam problemlösning
Lärarledd utbildning kan ge utrymme att diskutera hur risker, medverkan och ansvar hänger ihop. Se BAM via Teams hos Kompetensutveckla om du behöver en grundläggande utbildning tillsammans med kursledare och andra deltagare.
Läs också om gruppövningar i BAM via Teams när du förbereder vilka frågor du vill diskutera. Använd anonymiserade exempel och skilj kursens övningssvar från beslut på din arbetsplats. Bestäm sedan ett lokalt uppföljningstillfälle så att utbildningskunskapen hjälper er kontrollera verkliga åtgärder.
När tidigare åtgärder inte går att bedöma
Om ingen kan förklara vilken effekt en åtgärd skulle få blir uppföljningen svår. Be arbetsgivaren tydliggöra vilket förhållande som ska förbättras och hur ni kan märka att förbättringen sker. Det kan kräva nya observationer eller samtal med dem som utför arbetet. Att inga nya rapporter har kommit in är inte ensamt ett säkert bevis på att risken har försvunnit.
Kontrollera också om rapporteringsvägen fortfarande är känd. Om människor slutat rapportera därför att de saknar återkoppling kan en tyst rapportlista ge en missvisande bild. För därför vidare både riskfrågan och frågan om hur rutinen fungerar.
Källor och avsändare
Kontrollerat den 10 oktober 2026: Arbetsmiljöverkets AFS 2023:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete, aktuell digital föreskrift, och aktuella kursuppgifter hos Kompetensutveckla. Skyddsombudets roll framgår av arbetsmiljölagen (1977:1160), 6 kap.. Checklistor och exempel är redaktionella råd från AB Kompetensutveckla.
Foto: 2H Media / Unsplash. Används enligt Unsplashs bildlicens.